Regeln für E-Mails erstellen

Landen bei Ihnen im Postfach auch viel zu viele E-Mails, die Sie gar nicht so schnell abarbeiten können?

Wir haben uns ja bereits angeschaut mit welchem System Sie Ihre Mailflut in den Griff bekommen und E-Mails effizient abarbeiten. Am Ende wurden kurz die Quicksteps in Outlook erwähnt. Damit ist es möglich per Knopfdruck schnell eine vorbestimmte Aktion für eine oder mehrere Mails auszuführen. Allerdings muss diese Aktion immer manuell gestartet werden.

Automatisch funktionieren dagegen die Regeln in Outlook. Hier werden automatisch Aktionen für bestimmte E-Mails ausgeführt. Dies ist daher so praktisch, da Sie im Idealfall eine ganze Menge E-Mails gar nicht erst bearbeiten müssen, sondern Outlook automatisch weiß was damit zu tun ist.

Wir alle kennen den einen Kollegen, der immer wieder in regelmäßigen Abständen Infos im gleichen Format rumschickt, die man eigentlich gar nicht lesen muss. Der Sicherheitsdienst schickt dauernd Mails mit Autos, die das Licht auf dem Parkplatz noch anhaben. Die Kantine schickt wöchentlich den Speiseplan, den Sie eh nie lesen.

All diese Mails lenken Sie nur von Ihrer eigentlichen Arbeit ab! Einige müssen Sie gar nicht lesen und können direkt gelöscht werden. Andere müssen zwar nicht gelesen, aber sicherheitshalber abgelegt werden. Beides können Sie mit Outlook-Regeln wunderbar konfigurieren. Die Konfiguration sollte für PC-Anwender intuitiv sein: Rechte Maustaste auf die Mail, Klick auf „Regeln“, dann auf „Regel erstellen“. Und schon wandert die wöchentliche Mail mit dem Speiseplan direkt in den Papierkorb.

Automatisieren Sie Ihr Mailprogramm so viel wie möglich, damit Sie keine Zeit mit unnötigen Mails verschwenden und sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Sie können beispielsweise Terminzusagen für einen Termin, den Sie eingestellt haben, automatisch löschen. Sie müssen nicht jede Zusage jedesmal betrachten, es reicht doch aus kurz vor dem Termin in den Termin reinzuschauen, um zu sehen wer kommt.

Fragen Sie sich ab sofort bei jeder E-Mail in Ihrem Posteingang: „Muss ich diese Mail lesen?“ und „Kann ich die Bearbeitung automatisieren?“

Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe wo immer es möglich ist!

Aufgabe

  • Fragen Sie sich ab heute bei jeder E-Mail im Posteingang: „Muss ich diese Mail lesen?“
  • Fragen Sie sich ebenfalls: „Kann ich die Bearbeitung dieser E-Mail automatisieren?“
  • Richten Sie für möglichst viele E-Mails Regeln ein, die diese entweder löschen oder in einem Ordner ablegen und möglichst als gelesen markieren.

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