Kennen Sie das auch? Bereits am Montag Morgen macht die Woche keinen Spaß mehr, weil der Kalender bereits jetzt für die ganze Woche mit Terminen vollgestopft ist.
Die Erfahrung zeigt: Wenn Sie den ganzen Tag in Terminen sitzen, kommen Sie gar nicht dazu Ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Eigentlich gibt es nämlich nur zwei Arten von Terminen:
- Termine aus denen dann Aufgaben (für Sie) entstehen, die bearbeitet werden müssen.
- Termine an denen Sie nur teilnehmen, um teilzunehmen.
Zu viele der Termine der ersten Kategorie führen dazu, dass sich immer mehr Arbeit auf Ihrem Schreibtisch anhäuft Sie umgekehrt diese Arbeit gar nicht mehr erledigen können, wenn Sie ständig in Terminen sitzen.
Termine der zweiten Kategorie führen dazu, dass Sie unnötig Ihre Zeit verschwenden. Diese Art von Terminen sollten Sie umgehend absagen.
Allgemein sollten Sie nur an Terminen teilnehmen, die auch wirklich sinnvoll für Sie sind. Welche Termine dies sind, müssen Sie allerdings selbst entscheiden. In der Regel fallen hierunter automatisch alle Besprechungen in denen Sie gar keinen Redeanteil haben und zu denen Sie nur hingehen, um informiert zu sein. Lassen Sie sich den Termin in diesem Fall einfach im Nachgang von einem Kollegen kurz bei einem Kaffee zusammenfassen, wenn es wichtige Neuigkeiten für Sie gab – oder lesen Sie später das Protokoll des Termins.
Überlegen Sie also ab sofort immer gut, ob Sie einen Termin zusagen. Eine weitere Strategie kann es sein, dass Sie jeden Freitag Nachmittag in Ihren Kalender für die folgende Woche schauen, um dort gezielt nach Terminen zu suchen, die Sie absagen können. Streichen Sie diese Termine dann auch rigoros. Wieso am Freitag? Wenn Sie am Freitag Nachmittag absagen, werden die meisten Personen, die Sie eingeladen haben nicht mehr direkt dazu kommen bei Ihnen umgehend nachzuhaken was Ihnen denn einfällt ihren wichtigen Termin abzusagen. Sollte es wirklich mal zu einem Problem werden, dass Sie einen Termin abgesagt haben, können Sie diesen ganz einfach am Montag, nachdem Sie von der Wichtigkeit erfahren haben, wieder zusagen und behaupten, dass Sie in der letzten Woche noch nicht absehen konnten, dass Ihnen eine Teilnahme doch möglich sein würde. Selbst bis zu einem Termin am Montag Morgen liegen zwischen der Absage so immer noch automatisch zwei Tage – in denen kann sich die Welt natürlich völlig ändern…
Besprechungen und Termine sind Zeitfresser und reißen Sie immer wieder aus Ihrer eigentlichen Arbeit. Eine weitere Strategie kann es daher sein, in Ihrem Kalender für zwei bis drei Tage pro Woche einen Dauertermin einzustellen, der ganz einfach nur „Arbeiten“ heißt. Damit ist Ihr Kalender geblockt und die Terminanfragen für diese Tage sollten sich drastisch reduzieren. Damit haben Sie pro Woche zwei bis drei Tage, die Sie konzentriert arbeiten können – ohne ständige Termine. Sollte doch einmal ein wirklich wichtiger Termin notwendig sein, ist in Ihrem Kalender an diesen Tagen immer ausreichend Platz dazu.
Denken Sie auch immer daran: Eine Besprechung, die für eine Stunde angesetzt ist, sollte in Ihrem Kalender trotzdem mit drei Stunden veranschlagt werden: Eine Stunde vor dem Termin zur Vorbereitung, eine Stunde der eigentliche Termin, eine Stunde zur Nachbereitung (direkt nach dem Termin). Beherzigen Sie diese Regel nicht, landen immer mehr Aufgaben in Ihrem Notizbuch, die nicht erledigt werden. Die meisten Aufgaben aus einer Besprechung können aber umgehend erledigt werden. Wenn Sie sich im Anschluss an einen Termin direkt Zeit hierfür blocken, werden die Kollegen überrascht sein wie schnell Sie arbeiten.
Aufgabe:
- Schauen Sie jetzt in Ihren Kalender und sagen Sie alle Termine in dieser Woche ab, die nicht wirklich wichtig sind.
- Wiederholen Sie dies jeden Freitag Nachmittag in den kommenden Wochen.
- Erstellen Sie einen Blocker-Termin für mindestens zwei Tage pro Woche, so dass Sie weniger Termine erhalten.
- Blocken Sie sich zu jedem Termin ab sofort immer eine Stunde zur Vorbereitung und eine Stunde zur Nachbereitung. Sie werden sich wundern wie voll Ihr Kalender plötzlich wird. Damit haben Sie noch mehr Motivation die Anzahl Ihrer Termine zu reduzieren.
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