Verfolgen Sie Ihre Zeit

Sind Sie auch immer unter Zeitdruck? Reichen Ihnen die 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, 168 Stunden pro Woche einfach nicht aus, um all Ihre Aktivitäten durchführen zu können?

Häufig liegt es gar nicht daran, dass wir zu viel zu tun hätten, dass unsere Zeit nicht reicht. Viel häufiger liegt unser gefühlter Zeitmangel daran, dass wir unsere Zeit nicht sinnvoll einsetzen. Wie oft waren Sie in den letzten Wochen bei Facebook unterwegs? Nutzen Sie die sozialen Netzwerke effizient für Ihre Zwecke oder surfen Sie dort nur durch die Gegend, um unangenehmen, aber am Ende sowieso zu erledigenden Aufgaben aus dem Weg zu gehen? Wie oft verschwenden Sie Ihre Zeit abends vor dem Fernseher, anstatt sich Zeit für Ihre Familie zu nehmen oder einfach mal ein gutes Buch zu lesen? Nutzen Sie den Fernseher wirklich nur mit Bedacht? Wie lange beschäftigen Sie sich unnötigerweise mit E-Mails? Wie viel Zeit investieren Sie lieber unnötig in schöne Aufgaben anstatt sich direkt mit den unangenehmen Aufgaben zu beschäftigen, um dann zügig mit weiteren Aufgaben voran zu kommen?

Seien Sie mal ehrlich! Auf diese und ähnliche Fragen haben Sie, wenn Sie es genau betrachten keine verlässliche Antwort. Daher empfehle ich Ihnen einmal genau Ihre Zeit zu kontrollieren.

Ich empfehlen Ihnen Ihre Zeit initial für drei Wochen zu überprüfen. Warum drei Wochen? Natürlich bekommen wir auch bereits nach einer Woche bereits ein gutes Bild wie Sie Ihre Zeit verwenden oder verschwenden. Allerdings fallen Sondereffekte, die nur selten auftreten bei einer Betrachtung über drei Wochen nicht so stark ins Gewicht als wenn Sie genau die Woche beobachten würden, die vielleicht eine Vielzahl dieser Sondereffekte aufweist.

Ebenso empfehle ich eine hinreichend granulare Betrachtung, die viele Dinge aufnehmen kann, aber nicht sofort dazu führt, dass Sie es wieder aufgeben, weil Sie alle drei Minuten aufschreiben müssen was Sie gerade machen. Daher sollten Sie einen Zeitraum von 15 oder 30 Minuten als kleinste Beobachtungseinheit wählen.

Nutzen Sie für die Betrachtung gern direkt unsere Tabelle: Wochenbetrachtung Hier geben wir 15 Minuten-Schritte für eine Woche vor. Natürlich können Sie diese Tabelle auch selbst mit einer Tabellenkalkulation nachbauen. Drucken Sie diese aber auf jeden Fall aus und führen Sie sie immer in der Hosentasche mit. So kommen Sie nicht in die Verlegenheit die Tabelle abends dann doch nicht ausgefüllt zu haben, weil Sie Ihren Computer nicht ständig dabei hatten und raten müssen was Sie vor zwei Stunden in etwa getan haben könnten. Wir wollen aber eine möglichst genaue Betrachtung erreichen, daher können Sie in der Papierversion, die Sie immer mitführen, ständig die Tabelle aktualisieren.

Am Ende der drei Wochen können Sie dann auswerten womit Sie Ihre Zeit verbringen. Vielleicht schauen Sie auch schon nach der ersten Woche einmal auf Ihre Tabelle und können bereits jetzt für die kommenden Wochen Zeitfresser eliminieren und sich in den folgenden Wochen verbessern. Vermutlich werden diese Zeitfresser Ihnen aber schon während des Ausfüllens auffallen. Im Idealfall optimieren Sie so während des Ausfüllens schon Ihr Zeitmanagement. Im Idealfall werden Sie sich schon im Beobachtungszeitraum selbst disziplinieren, um sich die Blamage vor sich selbst zu ersparen, wenn stundenlang nur „Facebook“ oder „Surfen im Internet“ im Wochenplan steht. Versuchen Sie es einmal!

Versuchen Sie doch – wenn Sie Ihre Zeit schon genau beobachten – auch gleich ein paar Dinge umzustellen. Erledigen Sie unangenehme Aufgaben doch direkt morgens. Jetzt haben Sie die Möglichkeit das auch direkt zu kontrollieren. Machen Sie wichtige Dinge dringend und erledigen Sie diese zuerst!

Um nach dieser Betrachtung nicht wieder in die alten Muster zu verfallen, empfehle ich Ihnen diese Betrachtung – möglicherweise dann nur für eine Woche – regelmäßig zu wiederholen. Ob regelmäßig bei Ihnen dann einmal im Monat oder einmal im Halbjahr bedeutet, müssen Sie selbst entscheiden.

Was kann nun bei der Auswertung herauskommen? Eigentlich gibt es nur zwei Möglichkeiten:

  1. Sie beschäftigen sich zu viel mit Zeitfressern und haben keine Zeit mehr für die wichtigen Dinge des Lebens.
  2. Sie haben einfach zu viele Aufgaben zu erledigen.

In beiden Fällen sollten Sie überlegen wie Sie Ihre Last reduzieren können! Im ersten Fall, können Sie objektiv feststellen, dass Sie eigentlich gar nicht zu wenig Zeit haben, sondern diese einfach nicht vernünftig nutzen. Im zweiten Fall sollten Sie überlegen, ob es nicht möglich ist Aufgaben entweder gar nicht zu erledigen oder diese zu delegieren.

Aufgabe:

  • Drucken Sie sich die Beobachtungstabelle noch heute aus!
  • Beginnen Sie morgen mit der Beobachtung! Auch, wenn Sie gerade mitten in der Woche stecken, denken Sie an die 72-Stunden-Regel: Wenn Sie nicht sofort beginnen, werden Sie es möglicherweise nie. Warten Sie daher nicht mit dem Wochenwechsel!
  • Werten Sie nach Ablauf der dritten Woche Ihre Ergebnisse aus!
  • Planen Sie bereits jetzt die nächste Überprüfung für eine Woche ein! Erstellen Sie sich dazu eine Erinnerung im Kalender!

Die Extra-Meile:

Schauen Sie jeden Abend auf Ihr Tagewerk und überlegen Sie sich drei Dinge, die Sie heute unter zeitlichen Gesichtspunkt nicht optimal erledigt haben und optimieren Sie so bereits den folgenden Tag. Somit haben Sie am Ende des Beobachtungszeitraums bereits erste Ergebnisse erzielt.Dir hat der Artikel gefallen? Dann würden wir uns freuen, wenn du uns mit einer Spende unterstützen würdest!

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