Sicherlich jeder, der zumindest einen geringen Teil seiner Arbeitszeit im Büro am Computer verbringt, kennt das Problem: Es tauchen anscheinend immer mehr neue E-Mails im Posteingang auf als man abarbeiten kann. Nahezu nie ist der Posteingang auch nur annähernd leer, sondern es sammeln sich Unmengen von Mails an, die zumeist gar nicht mehr benötigt werden. Dies verstärkt dann zusätzlich schnell noch den Eindruck, dass die Mailflut einen zu erdrücken droht. Über 1000 als ungelesene Mails aus den vergangenen Monaten erzeugen schnell den Eindruck von unüberwindbar viel Arbeit – auch wenn sie inzwischen gar nicht mehr bearbeitet werden müssen. Denn eine Lehre aus dem täglichen E-Mail Wahnsinn ist ganz klar:
Die meisten Mails, die länger als einen Monat liegen bleiben, erledigen sich damit in der Regel selbst.
Meistens hat man nämlich erneut eine Nachfrage per Mail erhalten, die bereits beantwortet wurde oder der Mailschreiber hat einfach mal angerufen (übrigens eine tolle Idee, um Dinge schnell geregelt zu bekommen). In den anderen Fällen ist der Inhalt der Mail schlicht und ergreifend inzwischen nicht mehr wichtig bzw. erfordert inzwischen keine Antwort mehr. Es gibt nur einen sehr geringen Prozentsatz von E-Mails, die, nachdem sie einen Monat liegen geblieben sind, noch unserer Aufmerksamkeit bedürfen. Schauen Sie mal in Ihren Posteingang, ob das für Sie zutrifft!
Vermutlich ja. Selbst, wenn Sie nur kurz im Urlaub waren, wird sich ein Teil der E-Mails inzwischen selbst bearbeitet haben. Vor allem die älteren E-Mails werden durch neue E-Mails überholt sein.
Den Posteingang leeren
Wie leeren wir nun am besten unseren Posteingang? Ist das überhaupt notwendig? Kann ich nicht alle Mails im Posteingang liegen lassen, die ich noch bearbeiten muss oder möchte? Die Antwort hierauf ist ein ganz klares NEIN! Wenn Sie Mails, die Sie irgendwann möglicherweise, vielleicht, bei weniger Stress, … bearbeiten möchten, wird ihr Posteingang irgendwann immer überlaufen. Daher der wichtige Rat:
Halten Sie Ihren Posteingang sauber!
Dazu gibt es prinzipiell zwei Szenarien:
- Nach längerer Abwesenheit
- Die tägliche Routine
Schauen wir uns zunächst den ersten und den zukünftig hoffentlich weniger aufwändigen Fall an. Dieses Szenario können Sie im Übrigen auch nutzen, wenn Sie zum ersten Mal in Ihrem Leben Ihren Posteingang komplett leeren. Hier müssen Sie aber darauf achten, dass Sie sich nicht verzetteln. Wie bereits oben geschrieben, sind die meisten Mails nach einem Monat nicht mehr bearbeitungswürdig. Ob Sie diese Grenze nun hart auf einen Monat, vier Wochen oder auf zwei Monate setzen, sei Ihnen selbst überlassen. Wichtig ist nur, dass Sie eine Grenze setzen und dass diese Grenze dann nicht so gesetzt wird, dass Sie gleich 5.000 in diesem Zeitraum übrig haben.
Was passiert nun mit den Mails, die älter als der Stichtag sind? Die ganz harten unter Ihnen löschen Sie einfach! Und seien wir mal ehrlich: Wenn jemand mehr als einen Monat (oder sogar noch länger) auf eine Antwort von Ihnen gewartet hat, wird es sich bestimmt nochmal melden, wenn es ihm wichtig ist. Somit haben Sie die Mail automatisch erneut im Posteingang liegen und können dann sofort reagieren.
Die nicht ganz so hart gesottenen unter Ihnen werden sagen: „Was aber, wenn mein Vorgesetzter mich nochmal danach fragt? Dann kann ich doch nicht sagen, dass ich seine Mails ohne Bearbeitung einfach lösche?“ Daher hier der Trick für nicht ganz so mutige: Markieren Sie die alle Mails im Posteingang vor dem Stichtag als gelesen und verschieben Sie diese Mails in die Ablage. Auf die Ablage gehen wir weiter unten nochmal im Detail ein.
Alle Mails, die sich so nach längerer Abwesenheit oder beim initialen Aufräumen Ihres Posteingangs noch dort befinden, müssen nun bearbeitet werden.
Arbeiten Sie sich immer von oben nach unten durch die Mails!
Lesen Sie also die E-Mails, die als letztes gekommen sind zuerst! Damit haben Sie häufig schon Antworten auf ältere Mails erhalten und können auch dort im Verlauf der Mails oft sehen, dass ältere Mails sich durch neue Mails selbst abgearbeitet haben. Wenn Sie sich dann später zu den älteren Mails durchgearbeitet haben, werden Sie immer häufiger feststellen, dass diese Mails keiner Bearbeitung mehr bedürfen und somit gelöscht oder abgelegt werden können.
Für jede Mail im Posteingang gehen Sie nun so vor, wie Sie auch ab sofort in ihrer täglichen Routine vorgehen werden. Diese Routine schauen wir uns nun einmal genauer an:
Die tägliche Routine im Posteingang
Zunächst mal die wichtigste Regel zuerst:
E-Mails müssen nicht ständig gelesen werden!
Wenn Sie den ganzen Tag das Mailprogramm geöffnet haben und darauf warten, dass Mails eintrudeln, werden Sie Ihre „richtige“ Arbeit vermutlich nicht bewältigen. Daher schalten Sie als allererstes die Benachrichtigung per Popup oder Icon in der Taskleiste aus. So werden Sie nicht ständig aus Ihrer Arbeit gerissen, nur weil wieder eine E-Mail angekommen ist. Die Konzentration auf die Arbeitsaufgaben muss damit nicht ständig erneut nach jeder E-Mail aufgebaut werden und das Gehirn muss nicht immer zwischen unterschiedlichen Aufgaben wechseln. Ich kenne niemanden bei dem die Welt schon einmal untergegangen ist, weil er nicht sofort eine E-Mail beantwortet hat. In wirklich wichtigen Fällen rufen die Leute in der Regel an bzw. melden sich parallel zur E-Mail noch einmal telefonisch.
Wie oft sollen Sie denn nun Ihre Mails lesen bzw. prüfen, ob neue E-Mails angekommen sind? Ganz klare Antwort: Das hängt davon ab! Als absolutes Minimum wird man sicher sagen können, dass einmal täglich die unterste Grenze darstellt. Wenn es wirklich bei einem Mal bleiben soll, empfehle ich gern die E-Mails direkt nach der Mittagspause zu bearbeiten. Dann ist man frisch aus der Pause und das Gehirn hat sich noch nicht wieder mit neuen Aufgaben beschäftigt. Ebenso ist man gedanklich aus der Arbeit, die vor dem Mittagessen bearbeitet wurde, raus. Ein weiterer Vorteil ist, dass Personen, die sich morgens per Mail bei Ihnen gemeldet haben, ggf. noch am gleichen Tag eine Antwort erhalten. Personen, die sich nachmittags melden, kann man leicht damit vertrösten, dass die Bearbeitung der Mail so kurzfristig nicht mehr möglich war.
Warum aber nicht morgens oder abends die Mail bearbeiten? Beide Zeiten haben – sofern wir weiterhin davon ausgehen, dass Sie nur einmal täglich Ihre Mails bearbeiten – jeweils einen großen Nachteil:
Wenn Sie morgens Ihre Mails bearbeiten, muss jeder, der Ihnen eine Mail schreibt, zwangsläufig immer bis zum nächsten Tag auf eine Antwort warten. Alle Mails, die den Tag über eintrudeln, bearbeiten Sie ja erst am nächsten Tag wieder.
Bearbeiten Sie abends vor Feierabend Ihre Mails, ist nicht kalkulierbar, ob Sie jemals pünktlich Feierabend bekommen werden. Es können bei der Bearbeitung 5 Mails im Posteingang liegen oder 50. Wobei reine die Anzahl der E-Mails ja noch nicht aussagefähig ist, um zu sehen wie lange die Bearbeitung insgesamt dauern wird.
Sie sehen also mit einmal täglich kann man seine E-Mails in den Griff bekommen. Bei den meisten von Ihnen wird das jedoch nicht reichen. Daher empfehle ich zwei weitere Varianten:
- Lesen Sie Ihre Mails morgens, mittags und abends. Morgens und mittags haben Sie ihr Gehirn noch nicht tief in anderen Tätigkeiten vergraben und werden so nicht aus anderen Aufgaben raus gerissen. Wenn Sie morgens früh ins Büro kommen, freuen sich die Mailempfänger bzw. -versender, dass sie gleich morgens von Ihnen eine Antwort erhalten. Auch Sie selbst können so direkt morgens Aufgaben und Anfragen verteilen, um dann im Laufe des Tages bereits eine Rückmeldung zu erhalten. Morgens und mittags sollte Ihr Hauptbearbeitungszeitraum sein. Sie haben Zeit dafür und keinen Druck. Abends kann das anders aussehen, wenn sie beispielsweise nach der Arbeit noch private Termine haben oder die Familie auf Sie wartet. Daher empfehle ich abends nur noch einmal kurz die Mails quer zu lesen und zu prüfen, ob etwas eingetroffen ist, das keinen Aufschub duldet. Legen Sie Ihre Mailbearbeitungszeit dazu nicht unmittelbar vor den geplanten Feierabend, da sie ansonsten schnell versucht sind zu viele Überstunden aufzubauen.
- Wenn sie mit dreimal täglichen Mailbearbeitung nicht auskommen, empfehle ich dringend nicht ständig in die Mails zu schauen, sondern immer nur dann das Mailprogramm zu öffnen, wenn Sie eine andere Arbeit vollständig oder zumindest in Teilen abgeschlossen haben. Damit stellen Sie sicher, dass Sie einen gedanklichen Abschluss unter Ihre Arbeit bringen können. Somit lesen Sie unregelmäßig aber häufig genug über den Tag verteilt Ihre Mails und stellen sicher, dass nichts liegen bleibt.
Wer ständig Mails liest, kommt nicht zu seiner Arbeit!
E-Mails richtig bearbeiten
Nachdem Sie sich nun entschieden haben wie oft Sie sich Ihren E-Mails zuwenden möchten, stellen wir ein paar einfache Regeln auf wie die Bearbeitung der Mails geschehen soll:
- Bearbeiten
- Warten auf
- Ablage
- Einen Ordner für jedes Projekt/Thema an dem Sie arbeiten
Den ersten beiden genannten stellen Sie jeweils ein „@“ oder einen „_“ voran. Dadurch stellen Sie sicher, dass diese beiden Ordner nicht irgendwo zwischen den anderen Ordnern einsortiert werden, sondern immer oben zu finden sind.
Nun öffnen Sie Ihren Posteingang und bearbeiten jede E-Mail, die sich in Ihrem Posteingang befindet. Es ist wichtig, dass Sie wirklich jede E-Mail bearbeiten, damit sich der Posteingang nicht nach einigen Tagen wieder so gefüllt hat wie er erst womöglich jetzt ist. Beginnen Sie dabei – wie oben bereits geschrieben – jeweils mit der neusten Mail, so dass sich einige ältere E-Mails ggf. bereits damit selbst bearbeitet haben.
Für jede E-Mail haben Sie nun maximal zwei Minuten Zeit. In diesen zwei Minuten entscheiden Sie sich, in welche der folgenden Kategorien die Mail fällt:
- Die E-Mail erfordert keine Antwort
- Die E-Mail kann sofort beantwortet werden
- Die E-Mail erfordert mehr Arbeitsaufwand
Schauen wir uns die einzelnen Kategorien einmal genauer an und werfen wir einen Blick darauf wie wir mit Mails dieser Kategorie umgehen.
Die E-Mail erfordert keine Antwort: Dies sind die schönsten E-Mails, da sie am wenigsten Arbeit bei uns erzeugen. Häufig bekommen Sie vermutlich Mails, die Sie nur zur reinen Information bekommen oder die sie vielleicht irgendwann einmal benötigen, um etwas nachzulesen. Bei diesen Mails müssen Sie sich nun nur noch entscheiden, ob sie direkt gelöscht werden können, oder ob Sie sie vielleicht noch einmal benötigen. Wenn Sie die Mail noch einmal benötigen, verschieben Sie sie als gelesen in einen der Projektordner, die sie ja bereits angelegt haben. Es gibt natürlich immer mal wieder Mails, die sich keinem konkreten Projekt zuordnen lassen. Hierfür gibt es den allgemeinen Ordner „Ablage„. Mehr dazu später.
Die E-Mail kann sofort beantwortet werden: Dies bedeutet automatisch, dass Sie diese Mail auch innerhalb der 2-Minuten-Grenze bearbeiten bzw. beantworten können. Häufig kommen kurze Anfragen von Kollegen, die man mit zwei Sätzen beantworten kann ohne Recherchen treiben zu müssen. All diese Mails fallen in diese Kategorie. Damit sind sie auch direkt erledigt. Markieren Sie sie nach der Bearbeitung direkt als gelesen und verschieben Sie die Mail wie oben beschrieben in einen Projektordner oder in die Ablage.
Wieso diese 2-Minuten-Grenze: Es hat sich gezeigt, dass es nicht sinnvoll ist, Aufgaben, die weniger als zwei Minuten Arbeitseinsatz erfordern erneut zu bearbeiten. Der Overhead diese Aufgaben zu verschieben, zu terminieren, sie wieder herauszuholen und sie dann zu bearbeiten ist deutlich größer. Daher haben sich zwei Minuten in der Praxis bewährt (siehe auch „Wie ich die Dinge geregelt bekomme„). Ich selbst würde da nicht übermäßig dogmatisch arbeiten. Wenn Sie 2:10 Minuten für eine Aufgabe benötigen, wird Sie das nicht umbringen.
Die E-Mail erfordert mehr Arbeitsaufwand: Alle Mails, die mehr als zwei Minuten Aufwand erzeugen verschieben Sie umgehend in der Ordner „Bearbeiten“. Damit sind sie nicht weg, aber Sie haben zu einem späteren Zeitpunkt die Gelegenheit diese Mails zu bearbeiten. Niemand wird von Ihnen erwarten, dass Sie eine Mail, die viel Arbeitsaufwand erfordert, sofort beantworten. Der angenehme Effekt dieser Methode ist jedoch, dass ihr Posteingang immer leer und nicht mit noch zu bearbeitenden Mails verstopft ist.
Der „Bearbeiten“-Ordner
Nun haben Sie bis hierhin bereits alle E-Mails, die entweder keine oder nur eine sehr kurze Bearbeitungszeit benötigten, aussortiert bzw. abgearbeitet. Bleiben nun noch die Mails übrig, die mehr Aufmerksamkeit durch Sie erfordern.
Dass Sie diese Mails zunächst einmal in einen Ordner verschoben haben, bedeutet nicht, dass wir uns darum nicht mehr sorgen müssen, es hält lediglich Ihren Posteingang sauber und verschiebt die Bearbeitung auf später.
Später kann dabei immer dann sein, wenn Sie es für nötig halten. Dies kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten sein: Einige von Ihnen werden den „Bearbeiten“-Ordner immer dann bearbeiten, wenn sie den Posteingang geleert haben. Andere werden einmal täglich einen Zeitpunkt auswählen, um diese Mails zu bearbeiten. Bearbeiten heißt dabei nicht zwangsläufig, dass die E-Mail danach keine Aufmerksamkeit mehr erfordert. Enthält eine Mail beispielsweise mehrere Fragen, die Sie jeweils von unterschiedlichen Kollegen beantwortet bekommen müssen, kann es durchaus vorkommen, dass Sie diese Mail heute bearbeiten indem Sie den Kollegen die entsprechenden Fragen weiterleiten, um dann morgen die Mail endgültig beantworten zu können. Das kann natürlich beliebig komplex werden.
Wichtig ist, dass Sie mindestens einmal täglich jede Mail im „Bearbeiten“-Ordner darauf prüfen, ob noch etwas getan werden muss und ob sie es jetzt tun können.
Damit wird sich Ihr „Bearbeiten“-Ordner nach und nach leeren. Leider füllt er sich allerdings durch den Posteingang aber auch immer wieder.
Daher empfehle ich auch hier hin und wieder die Taktik des Posteingangs nach längerer Abwesenheit zu nutzen: Wenn eine E-Mail seit mehreren Monaten hätte bearbeitet werden müssen und sich nichts bewegt, kann man sie in aller Regel ignorieren.
Projekt-Ordner
Für jedes Projekt oder Thema an dem Sie arbeiten, sollten Sie einen eigenen Projektordner in Ihrem Mailprogramm anlegen. Hier hinein wandern alle E-Mails, die sie vollständig bearbeitet haben und nur noch als Referenz für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren. Die meisten E-Mails in diesen Ordnern wird man zukünftig nicht mehr benötigen, jedoch kann man so immer schnell projektbezogen suchen, um an eine ältere Information zu gelangen. Wichtig ist, dass sich in diesen Ordnern nur als gelesen markierte vollständig bearbeitete Mails befinden. Alle Mails, die noch Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen, befinden sich im Ordner „Bearbeiten“.
Die Ablage
Es gibt immer wieder E-Mails, die Sie nicht konkret einem Thema oder einem Projekt zuordnen können. Vielleicht werden Sie nun sagen „ich kann alle meine Mails eindeutig kategorisieren“. Aber glauben Sie mir: Irgendwann wird die eine Mail auftauchen, die Sie nicht einsortieren können und die Sie trotzdem aufbewahren möchten. Für diesen Fall gibt es den Ordner „Ablage“. Vermutlich werden Sie kaum eine Mail aus diesem Ordner wirklich wieder benötigen, aber es beruhigt das Gehirn ungemein, wenn Sie wissen, dass die Mails noch dort sind. Auch hier landen E-Mails natürlich erst, wenn sie vollständig bearbeitet und als gelesen markiert wurden.
Der „Warten auf“-Ordner
Dieser Ordner ist nicht für eingehende Mails gedacht, sondern für Mails, die Sie verschickt haben und auf eine Antwort warten. Wer kennt das nicht? Man verschickt eine Mail und tage- oder sogar wochenlang erhält man keine Antwort. Häufig gerät die Mail dann in Vergessenheit bis sie plötzlich doch ganz dringend ist, weil jemand anders auf eine Rückmeldung von Ihnen wartet oder Sie eine Information aus einer Antwort dringend benötigen.
Wenn Sie aber alle E-Mails bei denen Sie auf eine Antwort warten in den Ordner „Warten auf“ legen und dort regelmäßig durchschauen, gerät keine E-Mail mehr in Vergessenheit und Sie können so immer eine Erinnerungsmail an den Empfänger schicken und nochmal nachfragen wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Wenn die Empfänger wissen, dass Ihre Mails bei Ihnen nicht in Vergessenheit geraten, werden sie irgendwann selbstständig zügiger antworten.
Schauen Sie diesen Ordner regelmäßig durch – wie auch den „Bearbeiten“-Ordner. In der Regel reicht eine Durchsicht alle paar Tage oder sogar nur einmal wöchentlich.
Noch ein kurzer Tipp, damit die entsprechenden Mails automatisch in diesen Ordner wandern: tragen Sie in solchen E-Mails immer sich selbst in CC oder BCC ein und erstellen Sie in Ihrem Mailprogramm einen Filter, der Mails von Ihnen selbst an sich selbst immer in den „Warten auf“-Ordner einsortiert.
Zusatz-Tipp
Wenn Sie Outlook nutzen, richten Sie sich „Quicksteps“ ein. Sie sollten Sie oben im Reiter „Start“ mittig finden. Dort haben Sie die Möglichkeit häufig genutzte Aktionen zu hinterlegen. Wenn sie beispielsweise sehr häufig Mails zu Projekt A und B bekommen, die Sie immer im entsprechenden Projektordner ablegen, richten Sie sich jeweils einen Quickstep A und Quickstep B ein, der dann die Mail in den Projektordner verschiebt und sie auch gleich als gelesen markiert. So müssen Sie nicht immer manuell suchen wo der Ordner ist und die Mail mit der Maus verschieben.
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6 Gedanken zu „Die E-Mail-Flut bewältigen“