Soziale Netzwerke richtig nutzen

Die sozialen Netzwerke wie Facebook, Xing und Twitter sind bei vielen als Zeitfresser und Datensammler bekannt. Sicherlich ist das in vielen Fällen auch richtig. Es kommt jedoch immer auf den richtigen Umgang mit diesen Netzwerken an.

Zunächst ist es einem immer selbst überlassen welche und wie viele seiner Daten man bei Facebook&Co. preis gibt. Niemand zwingt Sie Ihren kompletten Lebenslauf dort zu veröffentlichen. Daher wählen Sie selbst klug welche Inhalte Sie veröffentlichen möchten.

Viele Nutzer surfen auch häufig bei Facebook durch die Chroniken und vergeuden damit einen großen Teil Ihrer Zeit. Gehen Sie auch hier klug vor und öffnen Sie ihre sozialen Netzwerke nicht alle fünf Minuten. So werden Sie nur unnötig viel Zeit dort verlieren und am Ende doch nicht schlauer sein als vorher. Deaktivieren Sie auch auf Ihren Smartphone-Apps die Benachrichtigungen der sozialen Netzwerke. Müssen Sie immer und überall sofort wissen was ein alter Bekannter aus der Schulzeit gerade zum Mittagessen vor sich auf dem Tisch stehen hat? Vermutlich nicht! Auch, wenn Sie die Benachrichtigungen deaktiviert haben, können sie immer noch manuell die App öffnen und sich auf dem Laufenden halten. Sie werden so jedoch nicht immer aus Ihrem richtigen Leben gerissen.

Gehen Sie auch nicht mit Facebook ins Bett und stehen Sie auch nicht mit Facebook zusammen auf. Viele Nutzer sollen als erstes direkt nach dem Aufstehen erstmal ihre Benachrichtigungen aus den sozialen Netzwerken prüfen. Das scheint gar nicht so weit hergeholt: Aus einigen meiner Projekte für die ich auch eine Facebook-Seite betreibe, kann man ganz klar ablesen, dass die Reichweite der Artikel, die früh morgens veröffentlicht werden, deutlich größer ist als die Reichweite der Artikel die beispielsweise nachmittags veröffentlicht werden. Daraus lässt sich nur eins schließen: Die meisten Nutzer schauen direkt nach dem Aufstehen in den sozialen Netzwerken nach Neuigkeiten.

Was früher die Tageszeitung war, ist heute Facebook. Und damit wären wir auch schon beim Kern der Sache: Wie oft haben Sie oder Ihre Großeltern früher die Tageszeitung gelesen? Genau! Vermutlich nicht zehn mal täglich, sondern einmal konzentriert. Entweder beim Frühstück, abends, wenn man von der Arbeit heim kam, oder in der Frühstückspause. Und genau so sollten Sie soziale Netzwerke auch heute zur Informationsgewinnung nutzen. Sie haben sicherlich schon einmal davon gehört, dass beispielsweise Facebook Ihnen vorrangig die Artikel und Benachrichtigungen anzeigt von dem es glaubt, dass Sie sich dafür interessieren. Was einige als Zensur ansehen, kann man auch als äußerst praktisch betrachten: Sie erhalten konzentriert eine Menge Nachrichten, die zu 90% Ihren Interessen entspricht – ungemein praktisch! Ich setze natürlich immer voraus, dass Sie als denkender Mensch diese Filter kritisch hinterfragen. Um sich umfassend zu einem Thema zu informieren, sollten Sie immer unabhängige Quellen heranziehen.

Surfen Sie also nicht ständig in sozialen Netzwerken! Deaktivieren Sie Benachrichtigungen von sozialen Netzwerken auf dem Smartphone! Schauen Sie zu einer festen Zeit einmal täglich in den sozialen Netzwerken vorbei und nutzen Sie sie als Informationsquelle.

Bisher haben wir uns nur damit beschäftigt wie Sie die sozialen Netzwerke passiv nutzen – also als Konsument. Viel wichtiger ist jedoch, dass Sie die sozialen Netzwerke auch aktiv nutzen, um ihr Netzwerk aufzubauen. Mehr dazu finden Sie unter „Bauen Sie Ihr Netzwerk auf„.

Aufgabe

Deaktivieren Sie zunächst in Ihrem Smartphone die Benachrichtigungen aus den sozialen Netzwerken!

Setzen Sie sich ab heute gezielt einen festen Zeitraum in dem Sie sich in den sozialen Netzwerken informieren! Schreiben Sie diesen Zeitpunkt konkret für den morgigen Tag auf! Am besten erstellen Sie einen Termin in Ihrem Kalender, aber wählen Sie diesen Termin nicht zu lang! Erstellen Sie daraus ggf. direkt einen Serien-Termin, um täglich einen festen Zeitpunkt hierfür zu finden!

Schauen Sie außerhalb dieses definierten Zeitpunktes nicht in den sozialen Medien vorbei! Wenn Sie der Versuchung dennoch nicht widerstehen können, zahlen Sie jedes Mal einen Euro in Ihr Sparschwein. Wenn Sie dazu ein transparentes Sparschwein nutzen, werden Sie sich wundern wie schnell es sich füllt. Ich hoffe das motiviert Sie dazu sich strenger an diese Regel zu halten!

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Den Arbeitsweg richtig nutzen

Kennen Sie das auch? Im Stau neben Ihnen schauen die Pendler genervt durch die Windschutzscheibe und gestikulieren wild, weil sie nicht schnell genug zur Arbeit und zurück kommen? Für viele ist der Weg zur Arbeit und zurück nur lästig und man würde ihn sich am liebsten sparen. Wenn das Beamen aus Raumschiff Enterprise endlich Realität würde, müsste man nicht mehr ständig im Stau stehen, sondern könnte sich vom Frühstückstisch direkt ins Büro beamen lassen.

Da wir nicht damit rechnen können, dass dies während unseres Berufslebens noch in die Realität einziehen wird, sollten wir uns damit abfinden, dass die meisten von uns zur Arbeit pendeln müssen. Der Trend geht sogar aktuell hin zu immer mehr Pendlern. Aber wir sollten uns nicht nur damit abfinden, sondern wenn wir schon pendeln müssen, sollten wir die Zeit sinnvoll nutzen.

Pendeln muss dabei nicht immer zwangsläufig im Auto stattfinden, sondern kann ebenso auf dem Fahrrad, mit der Bahn oder sogar zu Fuß durchgeführt werden.

Egal wie Sie pendeln, wichtig ist, dass Sie das Pendeln nicht als Last, sondern als Chance ansehen diese Zeit sinnvoll zu nutzen. Sinnvoll nutzen muss dabei nicht heißen, dass Sie bereits auf dem Weg zur Arbeit im Auto dienstliche Telefonate führen. Sinnvoll nutzen kann auch bedeuten, dass Sie auf dem Weg zur Arbeit gute Musik hören oder die landschaftlich schöne Strecke zur Entspannung genießen.

Viele Dinge, die im stressigen Alltag untergehen lassen sich teilweise wunderbar während des Pendelns integrieren.

Wenn Sie mit der Bahn unterwegs sind, sind die Möglichkeiten natürlich deutlich größer als wenn Sie mit dem Auto fahren. In der Bahn können Sie beispielsweise auf Ihrem Smartphone Podcasts schauen. Ob Sie „die Fahrt sinnvoll nutzen“ dabei so definieren, dass Sie Bildungsfernsehen schauen, oder ob Sie einfach Ihre Lieblingsserie schauen, ist dabei nicht wichtig. Wichtig ist, dass Sie die Zeit genießen können! Als Einstieg empfehle ich gern den Podcast von Quarks&Co. Ebenso haben Sie in der Bahn die Möglichkeit ein Buch zu lesen. Auch hier entscheiden Sie selbst, ob Sie Ihre Aufmerksamkeit dem neusten Roman Ihres Lieblingsautors oder einem Fachbuch widmen.

Im Auto wie in der Bahn können Sie die Zeit auch nutzen, um bewusst Musik zu hören. Häufig nehmen wir uns im Alltag nicht die Zeit mal wieder bewusst das Album unserer Lieblingsband zu genießen. In der Bahn kann man dazu natürlich deutlich mehr entspannen als im Auto – Sie müssen ja immer noch auf die Straße achten. In beiden Fällen jedoch können Sie dabei die Landschaft genießen. In den  öffentlichen Verkehrsmitteln natürlich bewusster als im eigenen PKW.

Die Landschaft können Sie auch ausgezeichnet genießen, wenn Sie einmal das Auto gegen das Fahrrad eintauschen. Strecken bis zu 20 km sind mit einem normalen Fahrrad gut zu bewältigen. Vorausgesetzt natürlich Sie sind einigermaßen fit. Aber das sollten Sie sowieso sein – oder zumindest werden. Sehen Sie das Radfahren zur Arbeit also als Sporteinheit. Natürlich benötigen Sie mit dem Rad meistens länger zur Arbeit als mit dem eigenen PKW. Einen Teil der Zeit würden Sie allerdings auch mit dem Auto verbringen. Mit dem Fahrrad arbeiten Sie zusätzlich an Ihrer Fitness. Ihr Geldbeutel wird es Ihnen ebenfalls danken, wenn Sie weniger oft die Tankstelle anfahren müssen.

Besonders ambitionierte Pendler schnüren bereits morgens vor der Arbeit die Laufschuhe und laufen zur Arbeit. Dies setzt natürlich immer voraus, dass Sie am Arbeitsplatz die Möglichkeit zum Duschen haben. Jedoch auch, wenn Sie dort keine Dusche vorfinden, könnten Sie mal darüber nachdenken zumindest den Rückweg laufend zu bewältigen. Zuhause werden Sie nach der Arbeit sicher duschen können.

Aber wie kommen Sie morgens ins Büro, wenn Sie abends zurück laufen? Hören Sie sich doch einmal bei Ihren Kollegen um, ob nicht jemand aus Ihrer Nähe den gleichen Arbeitsweg hat. Sicher nimmt er Sie gern ab und an morgens mit zur Arbeit, damit sie abends zurücklaufen können.

Fahrgemeinschaften sind generell eine sehr gute Idee! Sie haben gleich mehrere Vorteile: Natürlich denken die meisten zuerst an die Ersparnis an der Tankstelle. Aber ein viel wichtigerer Aspekt ist die soziale Komponente von Fahrgemeinschaften. Fahrgemeinschaften verbinden die Menschen. Sie sitzen jeden Tag zwei mal mit anderen Personen im PKW und können sich über alles mögliche unterhalten. Dabei erfahren Sie häufig nicht nur mehr über das Privatleben der Kollegen, sondern auch über deren Arbeitsumfeld und die Neuigkeiten aus der Firma – Flurfunk für unterwegs. Sie wären nicht der erste, der entscheidende Kontakte für seine Karriere auf dem Weg zur Arbeit knüpft.

Sollten Sie doch allein im PKW unterwegs sein, können Sie sich auch ganz bewusst für einen Radiosender entscheiden, der wenig Musik spielt, sondern eher auf Textbeiträge setzt, so dass Sie während der Autofahrt noch etwas lernen. Alternativ können Sie ein Hörbuch hören oder sogar eine Sprache lernen. Es gibt beispielsweise einen Spanisch-Kurs als reines Hörbuch.

Ebenso können Sie während der Fahrt – eine Freisprecheinrichtung vorausgesetzt – auch alte Freunde, mit den Sie lange nicht mehr gesprochen haben, anrufen und mal wieder von sich hören lassen. Wenn Sie die Umgebung Ihrer Pendlerstrecke nicht besonders gut kennen, nehmen Sie sich doch einmal pro Woche vor eine andere unbekannte Strecke zur Arbeit zu nutzen, um Ihren Horizont zu erweitern.

Sie sehen: Es gibt gar keinen Grund das tägliche Pendeln in Frust enden zu lassen, sondern Sie haben eine große Anzahl von Möglichkeiten diese Zeit sinnvoll zu gestalten. Die hier aufgeführten Aktivitäten erheben dabei keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Also legen Sie los! Nutzen Sie das tägliche Pendeln!

Aufgabe

Überlegen Sie sich heute wie Sie Ihr Pendeln ab morgen verändern werden. Setzen Sie es dann morgen früh direkt in die Tat um!

Ab sofort überlegen Sie in den nächsten vier Wochen einmal wöchentlich wie Sie Ihre Zeit auf dem Weg zur Arbeit und zurück sinnvoll nutzen! Bringen Sie dabei ruhig Abwechslung in Ihr Leben und überlegen Sie sich jeden Sonntag eine neue Art die Zeit in der vor Ihnen liegenden Woche zu gestalten!Dir hat der Artikel gefallen? Dann würden wir uns freuen, wenn du uns mit einer Spende unterstützen würdest!

Die E-Mail-Flut bewältigen

Sicherlich jeder, der zumindest einen geringen Teil seiner Arbeitszeit im Büro am Computer verbringt, kennt das Problem: Es tauchen anscheinend immer mehr neue E-Mails im Posteingang auf als man abarbeiten kann. Nahezu nie ist der Posteingang auch nur annähernd leer, sondern es sammeln sich Unmengen von Mails an, die zumeist gar nicht mehr benötigt werden. Dies verstärkt dann zusätzlich schnell noch den Eindruck, dass die Mailflut einen zu erdrücken droht. Über 1000 als ungelesene Mails aus den vergangenen Monaten erzeugen schnell den Eindruck von unüberwindbar viel Arbeit – auch wenn sie inzwischen gar nicht mehr bearbeitet werden müssen. Denn eine Lehre aus dem täglichen E-Mail Wahnsinn ist ganz klar:

Die meisten Mails, die länger als einen Monat liegen bleiben, erledigen sich damit in der Regel selbst.

Meistens hat man nämlich erneut eine Nachfrage per Mail erhalten, die bereits beantwortet wurde oder der Mailschreiber hat einfach mal angerufen (übrigens eine tolle Idee, um Dinge schnell geregelt zu bekommen). In den anderen Fällen ist der Inhalt der Mail schlicht und ergreifend inzwischen nicht mehr wichtig bzw. erfordert inzwischen keine Antwort mehr. Es gibt nur einen sehr geringen Prozentsatz von E-Mails, die, nachdem sie einen Monat liegen geblieben sind, noch unserer Aufmerksamkeit bedürfen. Schauen Sie mal in Ihren Posteingang, ob das für Sie zutrifft!

Vermutlich ja. Selbst, wenn Sie nur kurz im Urlaub waren, wird sich ein Teil der E-Mails inzwischen selbst bearbeitet haben. Vor allem die älteren E-Mails werden durch neue E-Mails überholt sein.

Den Posteingang leeren

Wie leeren wir nun am besten unseren Posteingang? Ist das überhaupt notwendig? Kann ich nicht alle Mails im Posteingang liegen lassen, die ich noch bearbeiten muss oder möchte? Die Antwort hierauf ist ein ganz klares NEIN! Wenn Sie Mails, die Sie irgendwann möglicherweise, vielleicht, bei weniger Stress, … bearbeiten möchten, wird ihr Posteingang irgendwann immer überlaufen. Daher der wichtige Rat:

Halten Sie Ihren Posteingang sauber!

Dazu gibt es prinzipiell zwei Szenarien:

  1. Nach längerer Abwesenheit
  2. Die tägliche Routine

Schauen wir uns zunächst den ersten und den zukünftig hoffentlich weniger aufwändigen Fall an. Dieses Szenario können Sie im Übrigen auch nutzen, wenn Sie zum ersten Mal in Ihrem Leben Ihren Posteingang komplett leeren. Hier müssen Sie aber darauf achten, dass Sie sich nicht verzetteln. Wie bereits oben geschrieben, sind die meisten Mails nach einem Monat nicht mehr bearbeitungswürdig. Ob Sie diese Grenze nun hart auf einen Monat, vier Wochen oder auf zwei Monate setzen, sei Ihnen selbst überlassen. Wichtig ist nur, dass Sie eine Grenze setzen und dass diese Grenze dann nicht so gesetzt wird, dass Sie gleich 5.000 in diesem Zeitraum übrig haben.

Was passiert nun mit den Mails, die älter als der Stichtag sind? Die ganz harten unter Ihnen löschen Sie einfach! Und seien wir mal ehrlich: Wenn jemand mehr als einen Monat (oder sogar noch länger) auf eine Antwort von Ihnen gewartet hat, wird es sich bestimmt nochmal melden, wenn es ihm wichtig ist. Somit haben Sie die Mail automatisch erneut im Posteingang liegen und können dann sofort reagieren.

Die nicht ganz so hart gesottenen unter Ihnen werden sagen: „Was aber, wenn mein Vorgesetzter mich nochmal danach fragt? Dann kann ich doch nicht sagen, dass ich seine Mails ohne Bearbeitung einfach lösche?“ Daher hier der Trick für nicht ganz so mutige: Markieren Sie die alle Mails im Posteingang vor dem Stichtag als gelesen und verschieben Sie diese Mails in die Ablage. Auf die Ablage gehen wir weiter unten nochmal im Detail ein.

Alle Mails, die sich so nach längerer Abwesenheit oder beim initialen Aufräumen Ihres Posteingangs noch dort befinden, müssen nun bearbeitet werden.

Arbeiten Sie sich immer von oben nach unten durch die Mails!

Lesen Sie also die E-Mails, die als letztes gekommen sind zuerst! Damit haben Sie häufig schon Antworten auf ältere Mails erhalten und können auch dort im Verlauf der Mails oft sehen, dass ältere Mails sich durch neue Mails selbst abgearbeitet haben. Wenn Sie sich dann später zu den älteren Mails durchgearbeitet haben, werden Sie immer häufiger feststellen, dass diese Mails keiner Bearbeitung mehr bedürfen und somit gelöscht oder abgelegt werden können.

Für jede Mail im Posteingang gehen Sie nun so vor, wie Sie auch ab sofort in ihrer täglichen Routine vorgehen werden. Diese Routine schauen wir uns nun einmal genauer an:

Die tägliche Routine im Posteingang

Zunächst mal die wichtigste Regel zuerst:

E-Mails müssen nicht ständig gelesen werden!

Wenn Sie den ganzen Tag das Mailprogramm geöffnet haben und darauf warten, dass Mails eintrudeln, werden Sie Ihre „richtige“ Arbeit vermutlich nicht bewältigen. Daher schalten Sie als allererstes die Benachrichtigung per Popup oder Icon in der Taskleiste aus. So werden Sie nicht ständig aus Ihrer Arbeit gerissen, nur weil wieder eine E-Mail angekommen ist. Die Konzentration auf die Arbeitsaufgaben muss damit nicht ständig erneut nach jeder E-Mail aufgebaut werden und das Gehirn muss nicht immer zwischen unterschiedlichen Aufgaben wechseln. Ich kenne niemanden bei dem die Welt schon einmal untergegangen ist, weil er nicht sofort eine E-Mail beantwortet hat. In wirklich wichtigen Fällen rufen die Leute in der Regel an bzw. melden sich parallel zur E-Mail noch einmal telefonisch.

Sollte die Erwartungshaltung bei Ihnen im Büro tatsächlich so sein, dass Sie immer sofort auf E-Mails antworten müssen, sollten Sie versuchen diese Erwartungshaltung zu ändern. Keine Regel ohne Ausnahme: Es gibt natürlich Jobs, die als Inhalt haben nur E-Mails abzuarbeiten, dann kann die Sachlage natürlich etwas anders aussehen, aber 99% von Ihnen werden Ihre Arbeit sogar besser bewältigen, wenn Sie nicht ständig Ihre Mails beobachten.

Wie oft sollen Sie denn nun Ihre Mails lesen bzw. prüfen, ob neue E-Mails angekommen sind? Ganz klare Antwort: Das hängt davon ab! Als absolutes Minimum wird man sicher sagen können, dass einmal täglich die unterste Grenze darstellt. Wenn es wirklich bei einem Mal bleiben soll, empfehle ich gern die E-Mails direkt nach der Mittagspause zu bearbeiten. Dann ist man frisch aus der Pause und das Gehirn hat sich noch nicht wieder mit neuen Aufgaben beschäftigt. Ebenso ist man gedanklich aus der Arbeit, die vor dem Mittagessen bearbeitet wurde, raus. Ein weiterer Vorteil ist, dass Personen, die sich morgens per Mail bei Ihnen gemeldet haben, ggf. noch am gleichen Tag eine Antwort erhalten. Personen, die sich nachmittags melden, kann man leicht damit vertrösten, dass die Bearbeitung der Mail so kurzfristig nicht mehr möglich war.

Warum aber nicht morgens oder abends die Mail bearbeiten? Beide Zeiten haben – sofern wir weiterhin davon ausgehen, dass Sie nur einmal täglich Ihre Mails bearbeiten – jeweils einen großen Nachteil:

Wenn Sie morgens Ihre Mails bearbeiten, muss jeder, der Ihnen eine Mail schreibt, zwangsläufig immer bis zum nächsten Tag auf eine Antwort warten. Alle Mails, die den Tag über eintrudeln, bearbeiten Sie ja erst am nächsten Tag wieder.

Bearbeiten Sie abends vor Feierabend Ihre Mails, ist nicht kalkulierbar, ob Sie jemals pünktlich Feierabend bekommen werden. Es können bei der Bearbeitung 5 Mails im Posteingang liegen oder 50. Wobei reine die Anzahl der E-Mails ja noch nicht aussagefähig ist, um zu sehen wie lange die Bearbeitung insgesamt dauern wird.

Sie sehen also mit einmal täglich kann man seine E-Mails in den Griff bekommen. Bei den meisten von Ihnen wird das jedoch nicht reichen. Daher empfehle ich zwei weitere Varianten:

  1. Lesen Sie Ihre Mails morgens, mittags und abends. Morgens und mittags haben Sie ihr Gehirn noch nicht tief in anderen Tätigkeiten vergraben und werden so nicht aus anderen Aufgaben raus gerissen. Wenn Sie morgens früh ins Büro kommen, freuen sich die Mailempfänger bzw. -versender, dass sie gleich morgens von Ihnen eine Antwort erhalten. Auch Sie selbst können so direkt morgens Aufgaben und Anfragen verteilen, um dann im Laufe des Tages bereits eine Rückmeldung zu erhalten. Morgens und mittags sollte Ihr Hauptbearbeitungszeitraum sein. Sie haben Zeit dafür und keinen Druck. Abends kann das anders aussehen, wenn sie beispielsweise nach der Arbeit noch private Termine haben oder die Familie auf Sie wartet. Daher empfehle ich abends nur noch einmal kurz die Mails quer zu lesen und zu prüfen, ob etwas eingetroffen ist, das keinen Aufschub duldet. Legen Sie Ihre Mailbearbeitungszeit dazu nicht unmittelbar vor den geplanten Feierabend, da sie ansonsten schnell versucht sind zu viele Überstunden aufzubauen.
  2. Wenn sie mit dreimal täglichen Mailbearbeitung nicht auskommen, empfehle ich dringend nicht ständig in die Mails zu schauen, sondern immer nur dann das Mailprogramm zu öffnen, wenn Sie eine andere Arbeit vollständig oder zumindest in Teilen abgeschlossen haben. Damit stellen Sie sicher, dass Sie einen gedanklichen Abschluss unter Ihre Arbeit bringen können. Somit lesen Sie unregelmäßig aber häufig genug über den Tag verteilt Ihre Mails und stellen sicher, dass nichts liegen bleibt.

Wer ständig Mails liest, kommt nicht zu seiner Arbeit!

E-Mails richtig bearbeiten

Nachdem Sie sich nun entschieden haben wie oft Sie sich Ihren E-Mails zuwenden möchten, stellen wir ein paar einfache Regeln auf wie die Bearbeitung der Mails geschehen soll:

Erstellen Sie dazu zunächst die folgenden Ordner in Ihrem E-Mailprogramm:

  • Bearbeiten
  • Warten auf
  • Ablage
  • Einen Ordner für jedes Projekt/Thema an dem Sie arbeiten

Den ersten beiden genannten stellen Sie jeweils ein „@“ oder einen „_“ voran. Dadurch stellen Sie sicher, dass diese beiden Ordner nicht irgendwo zwischen den anderen Ordnern einsortiert werden, sondern immer oben zu finden sind.

Nun öffnen Sie Ihren Posteingang und bearbeiten jede E-Mail, die sich in Ihrem Posteingang befindet. Es ist wichtig, dass Sie wirklich jede E-Mail bearbeiten, damit sich der Posteingang nicht nach einigen Tagen wieder so gefüllt hat wie er erst womöglich jetzt ist. Beginnen Sie dabei – wie oben bereits geschrieben – jeweils mit der neusten Mail, so dass sich einige ältere E-Mails ggf. bereits damit selbst bearbeitet haben.

Für jede E-Mail haben Sie nun maximal zwei Minuten Zeit. In diesen zwei Minuten entscheiden Sie sich, in welche der folgenden Kategorien die Mail fällt:

  1. Die E-Mail erfordert keine Antwort
  2. Die E-Mail kann sofort beantwortet werden
  3. Die E-Mail erfordert mehr Arbeitsaufwand

Schauen wir uns die einzelnen Kategorien einmal genauer an und werfen wir einen Blick darauf wie wir mit Mails dieser Kategorie umgehen.

Die E-Mail erfordert keine Antwort: Dies sind die schönsten E-Mails, da sie am wenigsten Arbeit bei uns erzeugen. Häufig bekommen Sie vermutlich Mails, die Sie nur zur reinen Information bekommen oder die sie vielleicht irgendwann einmal benötigen, um etwas nachzulesen. Bei diesen Mails müssen Sie sich nun nur noch entscheiden, ob sie direkt gelöscht werden können, oder ob Sie sie vielleicht noch einmal benötigen. Wenn Sie die Mail noch einmal benötigen, verschieben Sie sie als gelesen in einen der Projektordner, die sie ja bereits angelegt haben. Es gibt natürlich immer mal wieder Mails, die sich keinem konkreten Projekt zuordnen lassen. Hierfür gibt es den allgemeinen Ordner „Ablage„. Mehr dazu später.

Die E-Mail kann sofort beantwortet werden: Dies bedeutet automatisch, dass Sie diese Mail auch innerhalb der 2-Minuten-Grenze bearbeiten bzw. beantworten können. Häufig kommen kurze Anfragen von Kollegen, die man mit zwei Sätzen beantworten kann ohne Recherchen treiben zu müssen. All diese Mails fallen in diese Kategorie. Damit sind sie auch direkt erledigt. Markieren Sie sie nach der Bearbeitung direkt als gelesen und verschieben Sie die Mail wie oben beschrieben in einen Projektordner oder in die Ablage.

Wieso diese 2-Minuten-Grenze: Es hat sich gezeigt, dass es nicht sinnvoll ist, Aufgaben, die weniger als zwei Minuten Arbeitseinsatz erfordern erneut zu bearbeiten. Der Overhead diese Aufgaben zu verschieben, zu terminieren, sie wieder herauszuholen und sie dann zu bearbeiten ist deutlich größer. Daher haben sich zwei Minuten in der Praxis bewährt (siehe auch „Wie ich die Dinge geregelt bekomme„). Ich selbst würde da nicht übermäßig dogmatisch arbeiten. Wenn Sie 2:10 Minuten für eine Aufgabe benötigen, wird Sie das nicht umbringen.

Die E-Mail erfordert mehr Arbeitsaufwand: Alle Mails, die mehr als zwei Minuten Aufwand erzeugen verschieben Sie umgehend in der Ordner „Bearbeiten“. Damit sind sie nicht weg, aber Sie haben zu einem späteren Zeitpunkt die Gelegenheit diese Mails zu bearbeiten. Niemand wird von Ihnen erwarten, dass Sie eine Mail, die viel Arbeitsaufwand erfordert, sofort beantworten. Der angenehme Effekt dieser Methode ist jedoch, dass ihr Posteingang immer leer und nicht mit noch zu bearbeitenden Mails verstopft ist.

 

Der „Bearbeiten“-Ordner

Nun haben Sie bis hierhin bereits alle E-Mails, die entweder keine oder nur eine sehr kurze Bearbeitungszeit benötigten, aussortiert bzw. abgearbeitet. Bleiben nun noch die Mails übrig, die mehr Aufmerksamkeit durch Sie erfordern.

Dass Sie diese Mails zunächst einmal in einen Ordner verschoben haben, bedeutet nicht, dass wir uns darum nicht mehr sorgen müssen, es hält lediglich Ihren Posteingang sauber und verschiebt die Bearbeitung auf später.

Später kann dabei immer dann sein, wenn Sie es für nötig halten. Dies kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten sein: Einige von Ihnen werden den „Bearbeiten“-Ordner immer dann bearbeiten, wenn sie den Posteingang geleert haben. Andere werden einmal täglich einen Zeitpunkt auswählen, um diese Mails zu bearbeiten. Bearbeiten heißt dabei nicht zwangsläufig, dass die E-Mail danach keine Aufmerksamkeit mehr erfordert. Enthält eine Mail beispielsweise mehrere Fragen, die Sie jeweils von unterschiedlichen Kollegen beantwortet bekommen müssen, kann es durchaus vorkommen, dass Sie diese Mail heute bearbeiten indem Sie den Kollegen die entsprechenden Fragen weiterleiten, um dann morgen die Mail endgültig beantworten zu können. Das kann natürlich beliebig komplex werden.

Wichtig ist, dass Sie mindestens einmal täglich jede Mail im „Bearbeiten“-Ordner darauf prüfen, ob noch etwas getan werden muss und ob sie es jetzt tun können.

Damit wird sich Ihr „Bearbeiten“-Ordner nach und nach leeren. Leider füllt er sich allerdings durch den Posteingang aber auch immer wieder.

Daher empfehle ich auch hier hin und wieder die Taktik des Posteingangs nach längerer Abwesenheit zu nutzen: Wenn eine E-Mail seit mehreren Monaten hätte bearbeitet werden müssen und sich nichts bewegt, kann man sie in aller Regel ignorieren.

Projekt-Ordner

Für jedes Projekt oder Thema an dem Sie arbeiten, sollten Sie einen eigenen Projektordner in Ihrem Mailprogramm anlegen. Hier hinein wandern alle E-Mails, die sie vollständig bearbeitet haben und nur noch als Referenz für einen späteren Zeitpunkt aufbewahren. Die meisten E-Mails in diesen Ordnern wird man zukünftig nicht mehr benötigen, jedoch kann man so immer schnell projektbezogen suchen, um an eine ältere Information zu gelangen. Wichtig ist, dass sich in diesen Ordnern nur als gelesen markierte vollständig bearbeitete Mails befinden. Alle Mails, die noch Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen, befinden sich im Ordner „Bearbeiten“.

Die Ablage

Es gibt immer wieder E-Mails, die Sie nicht konkret einem Thema oder einem Projekt zuordnen können. Vielleicht werden Sie nun sagen „ich kann alle meine Mails eindeutig kategorisieren“. Aber glauben Sie mir: Irgendwann wird die eine Mail auftauchen, die Sie nicht einsortieren können und die Sie trotzdem aufbewahren möchten. Für diesen Fall gibt es den Ordner „Ablage“. Vermutlich werden Sie kaum eine Mail aus diesem Ordner wirklich wieder benötigen, aber es beruhigt das Gehirn ungemein, wenn Sie wissen, dass die Mails noch dort sind. Auch hier landen E-Mails natürlich erst, wenn sie vollständig bearbeitet und als gelesen markiert wurden.

Der „Warten auf“-Ordner

Dieser Ordner ist nicht für eingehende Mails gedacht, sondern für Mails, die Sie verschickt haben und auf eine Antwort warten. Wer kennt das nicht? Man verschickt eine Mail und tage- oder sogar wochenlang erhält man keine Antwort. Häufig gerät die Mail dann in Vergessenheit bis sie plötzlich doch ganz dringend ist, weil jemand anders auf eine Rückmeldung von Ihnen wartet oder Sie eine Information aus einer Antwort dringend benötigen.

Wenn Sie aber alle E-Mails bei denen Sie auf eine Antwort warten in den Ordner „Warten auf“ legen und dort regelmäßig durchschauen, gerät keine E-Mail mehr in Vergessenheit und Sie können so immer eine Erinnerungsmail an den Empfänger schicken und nochmal nachfragen wann mit einer Antwort zu rechnen ist. Wenn die Empfänger wissen, dass Ihre Mails bei Ihnen nicht in Vergessenheit geraten, werden sie irgendwann selbstständig zügiger antworten.

Schauen Sie diesen Ordner regelmäßig durch – wie auch den „Bearbeiten“-Ordner. In der Regel reicht eine Durchsicht alle paar Tage oder sogar nur einmal wöchentlich.

Noch ein kurzer Tipp, damit die entsprechenden Mails automatisch in diesen Ordner wandern: tragen Sie in solchen E-Mails immer sich selbst in CC oder BCC ein und erstellen Sie in Ihrem Mailprogramm einen Filter, der Mails von Ihnen selbst an sich selbst immer in den „Warten auf“-Ordner einsortiert.

Zusatz-Tipp

Wenn Sie Outlook nutzen, richten Sie sich „Quicksteps“ ein. Sie sollten Sie oben im Reiter „Start“ mittig finden. Dort haben Sie die Möglichkeit häufig genutzte Aktionen zu hinterlegen. Wenn sie beispielsweise sehr häufig Mails zu Projekt A und B bekommen, die Sie immer im entsprechenden Projektordner ablegen, richten Sie sich jeweils einen Quickstep A und Quickstep B ein, der dann die Mail in den Projektordner verschiebt und sie auch gleich als gelesen markiert. So müssen Sie nicht immer manuell suchen wo der Ordner ist und die Mail mit der Maus verschieben.

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Wartezeiten nutzen

Egal an welchen Tag Sie zurückdenken: An jedem Tag gibt es Wartezeiten. Wenn Sie mit den öffentlichen Verkehrsmitteln reisen sowieso, natürlich beim Arztbesuch, wenn sie beim Sport waren und die anderen Mal wieder länger duschen als Sie, …

Wartezeiten gibt es also zur Genüge in Ihrem Leben. Aber nutzen Sie diese Zeit auch sinnvoll? Wenn man sich auf Deutschlands Bahnhöfen oder in der Wartezimmern der Republik umschaut, wird einem immer mehr bewusst wie sehr die Smartphones Einzug in unseren Alltag gehalten haben. Ich selbst bin ein großer Fan von Smartphones und möchte sie auch gar nicht verteufeln, aber es sieht schon recht bedenkenswert aus, wenn alle nur noch nach unten schauen.

Natürlich kann man die Smartphones auch wunderbar nutzen, um in Wartezeiten mit Freunden, Kunden oder Kollegen per Whatsapp oder E-Mail in Kontakt zu bleiben. Aber seien wir mal ehrlich: Die meisten Menschen, die wir mit dem Blick nach unten auf dem Bahnsteig treffen surfen sie meiste Zeit sinnlos bei Facebook umher. Mit dem sinnvollen Umgang von sozialen Netzwerken haben wir uns ja bereits beschäftigt und möchte das hier gar nicht weiter ausführen.

Nutzen Sie Ihre Wartezeiten immer sinnvoll? Sind Sie etwa auf spontane Wartezeiten vorbereitet? Nun werden Sie fragen: Wie kann man sich denn auf Wartezeiten vorbereiten?

Rechnen sie immer damit, dass irgendwann in Ihrem Alltag Wartezeiten auftreten können. Nutzen Sie diese! Ich empfehle Ihnen dazu immer einen ebook-Reader dabei zu haben. Auch wenn Sie lieber „echte“ Bücher lesen, hat die elektronische Variante doch ihre Vorzüge: Sie ist klein und handlich und Sie können Sie immer dabei haben. Frauen tragen in den meisten Fällen sowieso Ihre Handtasche bei sich und Männer finden irgendwo auch immer Platz hierfür, so dass sie es ständig dabei haben können.

Damit Sie nicht immer ganze Romane in kurzen Pausen lesen müssen, empfehle ich Ihnen mal nach einem Browser-Plugin zu suchen, dass Ihnen die Möglichkeit bietet Artikel, die Sie im Internet finden, direkt an Ihren ebook-Reader zu senden. Ich nutze beispielsweise ein solches Plugin im Chrome: Jedes Mal, wenn ich einen interessanten Artikel im Internet entdecke, klicke ich oben rechts auf das Plugin und es schickt mir den Artikel automatisch an meinen Kindle. So muss ich den Artikel nicht sofort lesen und haben ich dann jederzeit dabei, wenn ich kurz Zeit habe ein paar Seiten zu lesen.

Ebenso können Sie natürlich immer ein Buch dabei haben. Ob es sich dabei um einen spannenden Roman oder ein interessantes Fachbuch handelt spielt keine Rolle. Als Papier-Buch ist der Transport allerdings häufig nicht ganz so einfach wie als ebook.

Sie können Wartezeiten natürlich auch so nutzen wie man es vor den Zeiten von Smartphone getan hat: Man hat sich vom stressigen Alltag erholt, einen Blick durch das Fenster auf die schöne Landschaft geworfen oder sich mit anderen Wartenden unterhalten. Wichtig ist nur, dass Sie es bewusst machen! Gerade letzteres – das Gespräch mit anderen kommt in der heutigen Zeit häufig zu kurz.

Und wenn mal wieder niemand zum Unterhalten da ist, rufen Sie doch einfach ein paar Freunde an, bei denen Sie sich schon längst mal wieder melden wollten.

 

Aufgabe

Wenn Sie noch keinen ebook-Reader besitzen, bestellen Sie ihn noch heute! Installieren Sie dann ein Brower-Plugin, um aktuelle Artikel auf Ihren ebook-Reader zu senden! Gehen Sie ab sofort nicht mehr ohne ebook-Reader aus dem Haus!

Erstellen Sie heute noch eine Liste mit Freunden, die Sie schon lange mal wieder kontaktieren müssten. Tragen sie diese Liste immer bei sich und rufen Sie beim nächsten Leerlauf den ersten Freund oben auf der Liste an!Dir hat der Artikel gefallen? Dann würden wir uns freuen, wenn du uns mit einer Spende unterstützen würdest!

Fitter werden mit dem Medizinball

Beim Medizinball denkt jeder vermutlich an seine Schulzeit zurück: staubige, hässliche, braune und alte Bälle, die im Schulsport für unbeliebte Übungen genutzt werden mussten. Tatsächlich klingt das Thema angestaubt, ist jedoch top aktuell! Es beginnt schon beim Design der aktuellen Medizinbälle: Medizinbälle müssen heute nicht mehr alt und verstaubt aussehen, sondern kommen häufig daher in einem Design, das eher an einen Basketball erinnert. Medizinbälle gibt es je nach Gewicht schon ab 20 Euro – wenn man sich überlegt, was eine Mitgliedschaft im Fitnessstudio monatlich kostet, lohnt sich die Investition in sein „Home-Fitnessstudio“. Zudem nimmt der Medizinball wenig Platz ein und kann auch gut zu Hause gelagert werden ohne zu stören.

Nun zu den Trainingsmöglichkeiten, die eine abwechslungsreiche Ergänzung zum Training ohne Geräte zu Hause darstellen:

Zunächst lassen sich viele Übungen, die sonst nur mit dem reinen Körpergewicht durchgeführt werden, durch den Medizinball abwechslungsreicher gestalten und vor allem zum Teil deutlich erschweren:

1. Liegestütze: Hier gibt es diverse Möglichkeiten die Liegestütze mit dem Medizinball abzuwandeln. Ich möchte hier drei einfach Varianten vorstellen, die alle deutlich den Schwierigkeitsgrad erhöhen und die Körpermitte stärken: Die Ausführung der Liegestütze jeweils mit einer Hand auf dem Medizinball verschiebt die Kraftanstrengung im Oberkörper deutlich und fordert den Rumpf, um die Asymmetrie auszugleichen. Dazu einfach eine Hand auf den Medizinball, die andere – wie gewohnt – auf den Boden und los geht’s. Fortgeschrittene können in der zweiten Variante beide Hände auf den Medizinball legen und so Liegestütze durchführen. Damit wird die Position des Körpers schon deutlich wackliger und es werden weitere Muskeln bei den Übungen stimuliert. Umgekehrt funktioniert das natürlich auch, wenn Sie Ihre Zehenspitzen auf den Medizinball absetzen. Wer’s anstrengend mag, kann mit mehreren Medizinbällen die vorgestellten Varianten nun noch kombinieren. Gerade, wenn Sie bei der Steigerung der Anzahl der Liegestützen stagnieren, bieten diese Varianten einen anderen Trainingsreiz und sorgen so dafür, dass das Trainingsplateau überwunden wird.

2. Situps: Einfach bei den gewohnten Situps den Medizinball auf der Brust mitführen oder den Medizinball mit gestreckten Armen senkrecht über dem Kopf führen.

3. Ausfallschritte/Kniebeugen: Auch hier kann der Medizinball vor der Brust bei den bekannten Übungen mitgeführt werden und sorgt so für mehr Gewicht, um die Effektivität der Übungen zu steigern.

4. Planke: Auch die Planke, die in den letzten Jahren so populär geworden ist, lässt sich durch Platzierung der Füsse auf dem Medizinball erweitern.

Medizinball-Training
Medizinball-Training

Dazu gibt es noch weitere Übungen speziell mit dem Medizinball, von denen ich hier nur ein paar auflisten möchte:

1. Horizontale Achten: Nehmen Sie dazu den Medizinball in beide Hände und führen Sie ihn in großen horizontalen (liegenden) Achten langsam vor dem Körper.

2. Rumpfkreisen: Dabei wird der Medizinball mit beiden Händen im Kreis um den Bauch/Rücken geführt.

Weitere Übungsideen finden Sie auf der Homepage des Deutschen Turnerbundes. Wenn Sie sich intensiver mit dem Training mithilfe des Medizinballs auseinander setzen möchten, empfehle ich Ihnen das Buch „Medizinball-Training“ von Christoph Delp.

 

 

Aufgabe

  1. Wenn Sie noch keinen Medizinball besitzen, bestellen Sie noch heute einen oder suchen Sie sich zu Hause eine Alternative. Für Liegestütze ist das Gewicht des Medizinballs nicht relevant und es reicht auch ein Fußball, Basketball oder Gymnastikball.
  2. Sobald Sie einen Medizinball oder eine Alternative verfügbar haben, starten Sie mit dem Training!

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