Kategorie: Zeitmanagement

Haben Sie sich auch schonmal dabei erwischt wie sie gedacht haben „diese Zeit könnte ich jetzt sinnvoller verwenden“ als Sie Zeit mit der Familie verbracht haben?

Bei allem Verbesserungen und wenn Sie noch so viel Zeitmanagement und Optimierung Ihrer Ressourcen betreiben, sollten Sie dies niemals zu lasten Ihrer Familie oder Ihrer Freunde umsetzen.

Ich möchte dies gern mit zwei Beispielen aus meinen eigenen Erfahrungen illustrieren:

An einem Donnerstag Abend nach dem Sporttraining, wo ich eine Gruppe junger Jugendlicher trainiere, unterhielt ich mich vor dem Sportgelände noch mit Max. Max war zu diesem Zeitpunkt 12 Jahre alt und trainierte in meiner Gruppe. Für das kommende Wochenende stand ein Wettkampf an und ich fragte ihn, ob ihn seine Familie begleiten und anfeuern würde. Er meinte alle würden mitkommen, nur nicht sein Vater. Auf meine Frage wieso dieser ihn denn nicht begleiten würde, antwortete er nüchtern sein Vater habe ihm vorgerechnet, dass die Fahrt zum Wettkampf eine ganze Zeit in Anspruch nehmen würde, ebenso die Rückfahrt. Dann würde er ja noch einige Stunden beim Wettkampf verbringen in denen sein Sohn ja gar nicht selbst aktiv ist. All diese Zeit könne er ja viel besser im Büro verbringen und dort Geld verdienen.

Er schilderte dies mit einer derartigen Selbstverständlichkeit, dass diese Rechnung ihm ganz sicher schon das ein oder andere Mal eröffnet worden war. Seine Augen drückten eine Mischung aus Gleichgültigkeit, da er diese Situation ja bereits kannte, und Enttäuschung aus. Ich war schockiert! Rechnen Sie niemals Familienzeit gegen irgendetwas auf! Bisher dachte ich immer solche Szenen spielen sich nur in schlechten Fernsehfilmen ab. Leider wurde ich an diesem Abend eines besseren belehrt.

Bei diesem Beispiel wird vermutlich jeder Leser empört aufschreien. Aber überlegen Sie mal, ob Sie nicht doch schon einmal Zeit mit Ihrer Familie oder anderen Menschen gegen Geld oder anderes aufgerechnet haben!

Vielleicht gehen Ihnen Ihre Kinder ab und an auf die Nerven. Wer hat sich nicht schon einmal gewünscht, die eigene Tochter möge doch bitte möglichst schnell abends auf dem Arm einschlafen anstatt zu weinen. Wie viele sinnlose Stunden haben Sie mit Ihrem Sohn auf dem Arm verbracht bis er abends endlich eingeschlafen ist? Was hätten Sie in dieser Zeit alles produktives leisten können?

Sind das die richtigen Fragen die wir stellen sollten? Meine Frau hatte vor unseren Tochter eine Fehlgeburt. Jeden Abend an dem ich meine Tochter im dunkeln durch das Schlafzimmer trage, damit sie einschläft, und jede Nacht in der ich aufstehe, um sie zu beruhigen und wieder in den Schlaf zu wiegen, denke ich daran, dass es deutlich schlimmer sein könnte als sein Kind stundenlang in den Schlaf zu wiegen. Eigentlich gibt es doch nichts besseres! Die Kinder sind viel zu schnell groß und möchten dann gar nicht mehr in die elterlichen Arme. Genießen Sie also jede Minute mit Ihnen.

Stellen Sie Ihre Familie und Ihre Freunde in den Mittelpunkt Ihres Lebens. Sie werden es sein, die einmal an Ihrem Grab stehen werden und die sie zuvor möglicherweise durch lange Krankheit begleiten und für Sie da sein werden. Vermutlich wird Ihre steilste Karriere oder das größte Einkommen nicht einen DAX-Manager dazu bewegen an Ihrem Krankenbett auszuharren.

Besinnen Sie sich also in unserer heutigen hektischen Zeit auf das Wesentliche im Leben!

Aufgabe:

• Nehmen Sie sich heute bewusst Zeit Ihre Familie und Freunde wert zu schätzen!
• Drücken Sie diese Wertschätzung in dieser Woche jeden Tag aus!
• Sagen Sie Ihrer Familie täglich, dass Sie sie lieben!
• Nutzen Sie die Zeit mit Ihrer Familie sinnvoll und intensiv. Schauen Sie nicht jeden Abend fern und legen Sie Ihr Smartphone zu Hause mal zur Seite – Sie müssen nicht ständig in den sozialen Netzwerken präsent sein!

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Kennen Sie das auch? Bereits am Montag Morgen macht die Woche keinen Spaß mehr, weil der Kalender bereits jetzt für die ganze Woche mit Terminen vollgestopft ist.

Die Erfahrung zeigt: Wenn Sie den ganzen Tag in Terminen sitzen, kommen Sie gar nicht dazu Ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Eigentlich gibt es nämlich nur zwei Arten von Terminen:

1. Termine aus denen dann Aufgaben (für Sie) entstehen, die bearbeitet werden müssen.
2. Termine an denen Sie nur teilnehmen, um teilzunehmen.

Zu viele der Termine der ersten Kategorie führen dazu, dass sich immer mehr Arbeit auf Ihrem Schreibtisch anhäuft Sie umgekehrt diese Arbeit gar nicht mehr erledigen können, wenn Sie ständig in Terminen sitzen.

Termine der zweiten Kategorie führen dazu, dass Sie unnötig Ihre Zeit verschwenden. Diese Art von Terminen sollten Sie umgehend absagen.

Allgemein sollten Sie nur an Terminen teilnehmen, die auch wirklich sinnvoll für Sie sind. Welche Termine dies sind, müssen Sie allerdings selbst entscheiden. In der Regel fallen hierunter automatisch alle Besprechungen in denen Sie gar keinen Redeanteil haben und zu denen Sie nur hingehen, um informiert zu sein. Lassen Sie sich den Termin in diesem Fall einfach im Nachgang von einem Kollegen kurz bei einem Kaffee zusammenfassen, wenn es wichtige Neuigkeiten für Sie gab – oder lesen Sie später das Protokoll des Termins.

Überlegen Sie also ab sofort immer gut, ob Sie einen Termin zusagen. Eine weitere Strategie kann es sein, dass Sie jeden Freitag Nachmittag in Ihren Kalender für die folgende Woche schauen, um dort gezielt nach Terminen zu suchen, die Sie absagen können. Streichen Sie diese Termine dann auch rigoros. Wieso am Freitag? Wenn Sie am Freitag Nachmittag absagen, werden die meisten Personen, die Sie eingeladen haben nicht mehr direkt dazu kommen bei Ihnen umgehend nachzuhaken was Ihnen denn einfällt ihren wichtigen Termin abzusagen. Sollte es wirklich mal zu einem Problem werden, dass Sie einen Termin abgesagt haben, können Sie diesen ganz einfach am Montag, nachdem Sie von der Wichtigkeit erfahren haben, wieder zusagen und behaupten, dass Sie in der letzten Woche noch nicht absehen konnten, dass Ihnen eine Teilnahme doch möglich sein würde. Selbst bis zu einem Termin am Montag Morgen liegen zwischen der Absage so immer noch automatisch zwei Tage – in denen kann sich die Welt natürlich völlig ändern…

Besprechungen und Termine sind Zeitfresser und reißen Sie immer wieder aus Ihrer eigentlichen Arbeit. Eine weitere Strategie kann es daher sein, in Ihrem Kalender für zwei bis drei Tage pro Woche einen Dauertermin einzustellen, der ganz einfach nur „Arbeiten“ heißt. Damit ist Ihr Kalender geblockt und die Terminanfragen für diese Tage sollten sich drastisch reduzieren. Damit haben Sie pro Woche zwei bis drei Tage, die Sie konzentriert arbeiten können – ohne ständige Termine. Sollte doch einmal ein wirklich wichtiger Termin notwendig sein, ist in Ihrem Kalender an diesen Tagen immer ausreichend Platz dazu.

Denken Sie auch immer daran: Eine Besprechung, die für eine Stunde angesetzt ist, sollte in Ihrem Kalender trotzdem mit drei Stunden veranschlagt werden: Eine Stunde vor dem Termin zur Vorbereitung, eine Stunde der eigentliche Termin, eine Stunde zur Nachbereitung (direkt nach dem Termin). Beherzigen Sie diese Regel nicht, landen immer mehr Aufgaben in Ihrem Notizbuch, die nicht erledigt werden. Die meisten Aufgaben aus einer Besprechung können aber umgehend erledigt werden. Wenn Sie sich im Anschluss an einen Termin direkt Zeit hierfür blocken, werden die Kollegen überrascht sein wie schnell Sie arbeiten.

Aufgabe:

• Schauen Sie jetzt in Ihren Kalender und sagen Sie alle Termine in dieser Woche ab, die nicht wirklich wichtig sind.
• Wiederholen Sie dies jeden Freitag Nachmittag in den kommenden Wochen.
• Erstellen Sie einen Blocker-Termin für mindestens zwei Tage pro Woche, so dass Sie weniger Termine erhalten.
• Blocken Sie sich zu jedem Termin ab sofort immer eine Stunde zur Vorbereitung und eine Stunde zur Nachbereitung. Sie werden sich wundern wie voll Ihr Kalender plötzlich wird. Damit haben Sie noch mehr Motivation die Anzahl Ihrer Termine zu reduzieren.

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Gehören Sie auch zu den Menschen, die während sie telefonieren noch tausend andere Dinge nebenbei erledigen? Überdenken Sie diese Strategie einmal!

Denn für dieses Handeln gibt es eigentlich nur einen Grund: Ihr Gesprächspartner oder der Inhalt des Gesprächs ist Ihnen nicht wichtig genug! Dann gibt es nur zwei Lösungen: Sparen Sie sich das ganze Gespräch oder verkürzen Sie es auf ein Minimum. Das Gespräch auf ein Minimum zu verkürzen wird Ihnen aber nur schwerlich gelingen, wenn Sie parallel noch E-Mails schreiben oder andere Dinge erledigen, da sie gedanklich gar nicht im Telefonat sind.

Versetzen Sie sich auch mal in die Lage Ihres Gegenübers. Wie mag er sich fühlen, wenn er im Hintergrund Ihre Tastatur klappern hört oder sich ständig wiederholen muss, weil Sie unaufmerksam sind? Selbiges gilt übrigens auch, wenn Sie mit Ihrem Gegenüber nicht telefonieren, sondern sich tatsächlich real gegenüber stehen. Es wirkt für den anderen Menschen völlig desinteressiert, wenn Sie parallel mit dem Smartphone Ihre Mails checken oder im Internet surfen.

Der Zeitgewinn, den sie durch die Parallelität erarbeiten, ist äußerst gering. Der Vertrauensverlust Ihres Gesprächspartners jedoch schlagartig sehr hoch. Dass Multitasking generell wenig Sinn ergibt, sollte Ihnen ohnehin klar sein!

Zusätzlicher Tipp für’s Telefonieren: Genauso wie man Ihre Tastatur durch’s Telefon hört, hört man an Ihrer Stimme, ob Sie abgelenkt sind oder nicht. Ihre Stimme wird außerdem kräftiger und klarer, wenn Sie beim Telefonieren nicht sitzen, sondern stehen. Stellen Sie sich also bei Ihren nächsten Telefonaten einfach mal vor Ihren Schreibtisch! Noch effektiver wird das Telefonieren, wenn Sie nicht nur stehen, sondern dabei durch den Raum gehen: Studien haben gezeigt, dass man sich beim Telefonieren besser konzentrieren kann und bessere Ideen hat, wenn man dabei geht. Legen Sie sich also ein kabelloses Headset zu oder telefonieren Sie öfter mal mit dem Mobiltelefon!

Aufgabe

• Konzentrieren Sie sich auf das Telefonat und erledigen Sie parallel keine anderen Dinge! Alternativ lassen Sie heute einfach mal ein Telefonat ausfallen!
• Stehen oder besser noch gehen Sie während des Telefonierens durch den Raum!

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Hast du jemals von der 72-Stunden-Regel gehört? Nein? Das solltest du aber!

Diese Regel besagt, dass du jedes Vorhaben, das dir in den Sinn kommt, so schnell wie möglich beginnen solltest. Du musst, wenn dir eine neue Idee für ein Vorhaben in den Sinn kommt, natürlich nicht alles in 72 Stunden erledigen. Wichtig ist, dass du mit der ersten Aktivität innerhalb dieser Frist startest und somit den Grundstein für dein Vorhaben legst.

Studien haben gezeigt, wenn du nicht binnen 72 Stunden beginnst, sinkt die Wahrscheinlichkeit signifikant, dass du überhaupt anfängst- und damit natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass du deine Idee jemals angehst, gleich mit.

Buchempfehlung: Arbeite klüger, nicht härter

Denke immer an diese Regel, wenn du hier also eine Idee findest, die du in die Tat umsetzen möchtest! Starte möglichst sofort damit sie umzusetzen!

Aufgabe

Überlege dir jetzt mit welcher Idee du sofort beginnen kannst und starte sofort mit der ersten Aktivität hierzu! Warte nicht ab bis die 72 Stunden nahezu abgelaufen sind, sondern beginne gleich jetzt! Dir fällt keine Idee ein? Überleg mal! Du hast sicherlich ein Vorhaben, das seit längerem in deinem Kopf umherschwirrt und noch nicht gestartet wurde.

Wenn du eine Aufgabe übernimmst oder übertragen bekommst, gib immer 110 Prozent – oder lasse es gleich bleiben!

Nun wirst du einwenden „110 Prozent sind aber ganz schön viel. Die meisten meiner Aufgaben erledige ich nur mit 50 Prozent völlig ausreichend“. Dies führt aber zur falschen Einstellung. Wenn du eine Aufgabe nur mit 50 Prozent deiner möglichen Energie bearbeitest, was machst du dann mit den restlichen 50 Prozent? Genau, du vergeudest sie! Vermutlich durch Ablenkung, weniger wichtige Aufgaben oder sogar aus dem Fenster schauen. Gib daher immer 110 Prozent!

Jede Aufgabe, die es wert ist getan zu werden, ist es auch wert gut getan zu werden!

Verinnerliche diesen Satz! Wenn eine Aufgabe auf deinem Schreibtisch es nicht wert ist, dass du dich damit mit deiner ganzen Aufmerksamkeit beschäftigst, dann solltest du diese Aufgabe gar nicht erst beginnen. Du wirst nur unzureichende Ergebnisse produzieren. Wenn du jedoch im Leben voran kommen möchtest, musst du ausgezeichnete Ergebnisse abliefern, um deine Kunden oder deinen Vorgesetzten zu beeindrucken.

Das bedeutet natürlich nicht, dass du dir für jede Aufgabe immer mehrere Tage Zeit nehmen solltest, um diese pedantisch bis zur Perfektion zu erledigen. 110 Prozent zu geben kann auch bedeuten, dass du Aufgaben einfach unheimlich effizient erledigst und so zwar ggf. nicht eine 100%ige Lösung erhälst, deinen Vorgesetzten aber damit beeindruckst, dass du bereits nach einer Stunde eine Rückmeldung mit einer sehr guten Lösung geben kannst.

Was wäre denn die Alternative? Die Alternative wäre die Aufgabe halbherzig zu bearbeiten. Damit benötigst du für die Aufgabe mehr Zeit und das Ergebnis wird auch nicht das sein, das es sein könnte. Vor allem aber wird das Ergebnis nicht das sein, was du persönlich zu leisten imstande wärst. Du möchtest doch nicht im Mittelmaß versinken! Das Leben ist zu kurz, um nur Mittelmaß zu sein! So hast du den halben Tag mit etwas vertrödelt, das am Ende nur zu einem halbherzigen Ergebnis führt. Das kann und darf nicht dein Anspruch sein! Du wirst abends nach Hause gehen und völlig unzufrieden mit deinem Tag sein, weil du nicht das geleistet hast zu dem du imstande gewesen wärst, sondern wieder mal stundenlang im Internet oder bei Facebook gesurft hast.

Leiste diese 110 Prozent nicht nur bei der Arbeit! Auch bei allem anderen solltest du immer dein Bestes geben! Jetzt wirst du einwenden: „Wenn ich immer Vollgas gebe, werde ich irgendwann mit Burnout ausscheiden“. Aber genau das wird nicht passieren: Du gibst nämlich nicht nur Vollgas im Beruf, sondern eben auch in der Erholung. Wenn du dich erholst, gib auch 110 Prozent bei der Erholung. Lies abends, wenn du mit der Familie zusammen sitzt nicht noch E-Mails auf dem Smartphone, denke im Urlaub nicht an die Arbeit, gönn dir 100%ig eine Auszeit vom Alltag in der Hängematte…

Fokussieren dich in jedem Lebensbereich! Du wirst sehen, dass du nicht nur im Beruf oder beim Sport besser wirst. Du wirst dich deutlich besser erholt fühlen, weil du dich nicht immer durch andere Dinge ablenken lässt. Auch deine Familie wird es dir danken, wenn du zwar hart arbeitest, dann jedoch am Wochenende konzentriert nur für Ihre Familie da bist und für sie 110 Prozent gibst.

In der heutigen Gesellschaft lassen wir uns viel zu häufig ablenken oder versuchen mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen. Frauen behaupten ja immer sie seien multitaskingfähig, aber selbst bei Frauen ist das natürlich Quatsch. Was unser Gehirn macht ist nichts anderes als alte Prozessorgenerationen im PC es getan haben: Das Gehirn beschäftigt sich einen kurzen Moment mit der einen Aufgabe, dann mit der nächsten, dann mit der dritten und dann beginnt es wieder von vorn, um alle Bälle in der Luft zu halten. Dass dies auf Dauer nur Stress für dein Gehirn bedeutet und keinesfalls effizient sein kann, liegt auf der Hand.

Aufgabe

Suchen dir heute eine Aufgabe bei der du 110 Prozent gibst. Suche dir diese Aufgabe direkt zu Anfang und schiebe sie nicht auf das Ende des Tages. Wir schieben viel zu viel auf! Also fange morgens an!

Baue dir ab sofort deine 110-Prozent-Strategie auf: Suche dir jeden Tag eine Aufgabe mehr als am Vortag aus, um 110 Prozent zu geben!

Gib am Wochenende 110 Prozent für deine Familie oder deine Freunde!

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